Las plantillas de Excel que más resuelven en una pyme son cinco: control de stock, flujo de caja, seguimiento de cobros, presupuesto y registro de pedidos. Bien armadas, con una tabla por hoja, validaciones y fórmulas en vez de números escritos a mano, alcanzan para una empresa chica durante bastante tiempo. El problema no es usar planillas: es seguir usándolas cuando ya quedaron chicas.
En este artículo describimos qué columnas y fórmulas tiene que tener cada una para que puedas armarla vos (no hay archivo para descargar), las buenas prácticas que evitan la mayoría de los errores, las señales de que la planilla ya no da más y qué viene después.
Qué plantillas de Excel necesita una pyme
En Uruguay casi todas las empresas son chicas: según Presidencia, en 2023 las micro, pequeñas y medianas eran el 99 % de las casi 190.000 empresas del país. En una empresa así, la planilla suele ser el primer sistema de gestión, y por un tiempo es el correcto. Estas cinco cubren las preguntas básicas: qué tengo, cuánto entra y sale, quién me debe, cuánto puedo gastar y qué me pidieron.
Control de stock
| Qué tiene que tener | |
|---|---|
| Hojas | Productos (código, nombre, unidad, stock mínimo) y Movimientos (fecha, código, tipo entrada/salida, cantidad, responsable, comentario) |
| Fórmulas | Stock actual por producto = suma de entradas menos suma de salidas (SUMAR.SI sobre Movimientos). Una columna “Reponer” con SI(stock < mínimo; “Sí”; “”) |
| Validaciones | Lista desplegable para el código de producto y para el tipo de movimiento; cantidad solo números positivos |
| Error que evita | El stock escrito a mano que alguien corrige “de memoria” y nunca cierra con lo que hay en el depósito |
La regla es una sola: el stock no se escribe, se calcula. Si hay que ajustar por un inventario físico, se carga un movimiento de ajuste con fecha y responsable.
Flujo de caja
| Qué tiene que tener | |
|---|---|
| Hojas | Movimientos (fecha, concepto, categoría, entrada, salida, real o proyectado) y Resumen por mes |
| Fórmulas | Saldo inicial del mes = saldo final del anterior. Entradas y salidas = SUMAR.SI por mes y por tipo. Saldo final = inicial + entradas − salidas |
| Validaciones | Categoría desde una lista fija (ventas, sueldos, alquiler, impuestos, proveedores); fecha con formato de fecha, no texto |
| Error que evita | Descubrir en la tercera semana del mes que no alcanza para los sueldos, porque solo se miraba el saldo del banco |
La columna “real o proyectado” es la que vale: cargar los cobros y pagos que sabés que vienen te muestra el mes ajustado antes de que llegue.
Seguimiento de cobros
| Qué tiene que tener | |
|---|---|
| Columnas | Cliente, número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento, monto, cobrado, saldo, estado, último contacto |
| Fórmulas | Saldo = monto − cobrado. Días vencidos = HOY() − vencimiento, solo si saldo > 0. Estado con SI: al día, por vencer, vencida |
| Validaciones | Cliente desde una lista; formato condicional en rojo cuando los días vencidos superan los 30 |
| Error que evita | Facturas vencidas de las que nadie se acuerda hasta que el cliente desaparece |
Si la facturación es electrónica, el número de factura y el monto salen del sistema; la planilla agrega lo que ese sistema no tiene: el seguimiento.
Presupuesto
| Qué tiene que tener | |
|---|---|
| Columnas | Categoría, una columna por mes con lo presupuestado, otra con lo real, desvío en pesos y en porcentaje |
| Fórmulas | Desvío = real − presupuestado. Porcentaje = desvío / presupuestado. Totales por trimestre y por año |
| Validaciones | Las categorías tienen que ser las mismas que las del flujo de caja, para que se comparen |
| Error que evita | Un presupuesto que se arma en enero y no se vuelve a mirar hasta diciembre |
Cuáles de estos números mirar cada mes está en qué es un KPI y cuáles medir en una pyme.
Registro de pedidos
| Qué tiene que tener | |
|---|---|
| Columnas | Número de pedido, fecha, cliente, producto o detalle, cantidad, precio, total, estado (recibido, en preparación, entregado, facturado), fecha de entrega, responsable |
| Fórmulas | Total = cantidad × precio. Días desde el pedido = HOY() − fecha. Contador de pedidos por estado con CONTAR.SI |
| Validaciones | Estado desde una lista; número de pedido único (formato condicional para duplicados) |
| Error que evita | Pedidos que se pierden entre el correo, los mensajes y un papel en el mostrador |
Buenas prácticas para que la planilla no se rompa
- Una tabla por hoja. Encabezados en la primera fila, una fila por registro, sin celdas combinadas ni subtotales en el medio.
- Validación de datos en cada columna que se pueda. Listas desplegables, fechas con formato de fecha, números con rango. Cada lista desplegable es un error de tipeo que no va a pasar.
- No mezclar datos con cálculos. Los movimientos en una hoja, los resúmenes y gráficos en otra. Así nadie pisa una fórmula al cargar.
- Fecha de última actualización a la vista, y quién la hizo. Un número sin fecha no sirve para decidir.
- Respaldo. Un archivo que se guarda en una sola computadora es un archivo que se va a perder. En la nube, con historial de versiones.
- Protegé las celdas con fórmulas. Excel y Google Sheets permiten bloquear rangos para que se carguen solo los datos.
- Un responsable por planilla. Si es de todos, no es de nadie.
Señales de que la planilla quedó chica
- Varias personas cargando a la vez, y alguien pisa lo que otro escribió.
- Versiones distintas del mismo archivo: “stock_final”, “stock_final_v2”, “stock_final_bueno”.
- El mismo dato vive en dos lugares. El precio está en la planilla de pedidos y en la de stock, y no coinciden.
- Errores de fórmula que nadie ve, porque alguien insertó una fila y la suma dejó de incluirla.
- Reportes que se arman copiando y pegando de tres planillas distintas, todos los lunes.
- Hay que preguntarle a una persona para saber si el número es el último.
Con dos o tres de estas, la planilla empezó a costar más de lo que ahorra. Qué hacer entonces no es siempre lo mismo.
Qué viene después de la planilla
| Opción | Qué resuelve | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Automatizar la planilla | Avisos, reportes y consolidaciones automáticas con Apps Script o n8n; la planilla sigue siendo la base | Los datos están bien armados y el problema es el trabajo manual alrededor |
| Un tablero sobre la planilla | Ver los números sin abrir el archivo, con un dashboard conectado | La carga está resuelta y lo que falta es leer los datos |
| Un ERP o sistema enlatado | Stock, compras, ventas y contabilidad en un solo lugar, como contamos en qué es un ERP | Tu proceso es parecido al de la mayoría y podés adaptarte al producto |
| Un sistema a medida | Una herramienta que sigue tu proceso, con permisos por rol e integraciones con lo que ya usás | El proceso es propio del negocio o conecta sistemas que no se hablan |
Los criterios para elegir entre las dos últimas están en software a medida o software enlatado: cómo decidir.
Cómo lo vemos en dropia
Muchas de las empresas con las que trabajamos llegan con planillas, y casi nunca les decimos que las tiren. Las planillas documentan el proceso mejor que cualquier reunión: ahí están las columnas que importan, los estados que usa el equipo y los casos raros anotados en la columna de comentarios.
Lo que hacemos es empezar por ahí. A veces alcanza con automatizar lo que pasa alrededor de la planilla, y a veces la planilla se convierte en la especificación de un software a medida que la reemplaza de a poco, módulo por módulo, sin frenar la operación. Si tu empresa arma todo en planillas, en la página de planillas contamos cómo trabajamos eso y cómo cuidamos los datos.
Si querés saber si tu planilla todavía alcanza, contanos cómo trabajan hoy.
