Un buen prompt para ChatGPT tiene cuatro partes: contexto (quién sos y para quién es), tarea (qué querés que haga), formato (cómo querés la respuesta) y límites (largo, tono, qué no hacer). Con esa estructura, la misma herramienta pasa de dar respuestas genéricas a resolver tareas reales de una pyme. Abajo tenés plantillas listas para copiar y adaptar.
Las plantillas usan [corchetes] para lo que tenés que completar con tus datos.
Cómo usar ChatGPT en el trabajo: la estructura de un buen prompt
- Contexto. “Trabajo en una distribuidora de insumos de limpieza en Montevideo. Le vendemos a comercios y oficinas.”
- Tarea. “Escribí una respuesta a un cliente que reclama por un pedido que llegó incompleto.”
- Formato. “Un correo de no más de 120 palabras, con un asunto.”
- Límites. “Tono cordial y directo, en español rioplatense. No prometas plazos de entrega.”
Dos hábitos que mejoran cualquier resultado:
- Pedile que pregunte. Terminá con “Si te falta información para hacerlo bien, preguntame antes de responder.”
- Iterá en lugar de empezar de cero. “Más corto”, “más formal”, “sacá la última oración” funcionan mejor que reescribir todo el pedido.
Plantillas para atención al cliente
Responder un reclamo
Trabajo en [rubro de la empresa]. Un cliente nos escribió esto: “[pegá el mensaje, sin nombre ni datos de contacto]”. Escribí una respuesta que reconozca el problema, explique qué vamos a hacer ([solución que ofrecés]) y cierre con un próximo paso claro. Máximo 100 palabras, tono cordial, en español rioplatense. No prometas nada que no esté en este mensaje.
Armar respuestas para preguntas frecuentes
Estas son las preguntas que más nos hacen los clientes: [lista de preguntas]. Para cada una, escribí una respuesta corta (2 o 3 oraciones) usando solo esta información: [horarios, condiciones, políticas de cambio]. Si una pregunta no se puede responder con lo que te di, marcala como “falta información”.
Ajustar el tono de un mensaje
Reescribí este mensaje para que suene más amable y claro, sin cambiar lo que dice: “[texto]”. Dame dos versiones: una más formal y una más cercana.
Plantillas para ventas
Seguimiento de un presupuesto
Le mandamos un presupuesto a un cliente potencial hace [cantidad] días y no respondió. Es [tipo de cliente] y le ofrecimos [producto o servicio]. Escribí un correo de seguimiento breve que no presione, que recuerde el valor principal de la propuesta y que termine con una pregunta fácil de responder. Dame tres asuntos posibles.
Describir un producto
Escribí una descripción de [producto] para nuestro catálogo. Datos: [características, medidas, usos]. Público: [a quién le vendés]. Dos párrafos cortos y una lista de tres beneficios. No inventes características que no estén en los datos.
Preparar una reunión
Tengo una reunión con [tipo de cliente] que quiere [necesidad]. Haceme una lista de 8 preguntas para entender bien su situación antes de proponerle algo. Ordenalas de lo general a lo específico.
Plantillas para administración
Resumir un documento largo
Resumí este texto en 5 puntos, en lenguaje simple, para alguien que no tiene tiempo de leerlo entero: “[pegá el texto]”. Al final, listá las fechas, montos u obligaciones que aparezcan, tal cual figuran en el texto.
Redactar un procedimiento interno
Así hacemos hoy [tarea, por ejemplo el cierre de caja]: [describí los pasos como los harías vos]. Convertilo en un procedimiento numerado, claro para una persona nueva en el equipo. Señalá los pasos donde hay riesgo de error.
Ordenar datos de una planilla
Te paso estos datos copiados de una planilla: [datos sin nombres de personas]. Ordenalos en una tabla con las columnas [columnas] y avisame si hay filas incompletas o valores que no cierran.
Plantillas para reportes
Resumen semanal
Estos son los números de la semana: [ventas, cobros, pedidos, comparados con la semana anterior]. Escribí un resumen de 5 líneas para el equipo: qué subió, qué bajó y qué conviene mirar. No saques conclusiones que los números no permitan.
Explicar una tabla a la dirección
Esta tabla muestra [qué muestra]: [pegá la tabla]. Explicá en tres párrafos cortos qué dice, para alguien que no es del área. Incluí una pregunta que convendría responder la próxima vez.
Un consejo para reportes: pedile a ChatGPT que redacte o explique, pero hacé las cuentas en tu planilla o sistema. Los modelos de lenguaje pueden equivocarse con los números.
Qué datos no conviene pegar en un chat de IA
Usar ChatGPT con criterio no requiere miedo, sino algunas reglas simples:
- Datos personales de clientes o empleados. Nombres, cédulas, teléfonos, direcciones. Casi siempre podés reemplazarlos por “Cliente A” sin perder nada. En Uruguay, la Ley 18.331 de protección de datos personales aplica también cuando esos datos se cargan en una herramienta.
- Datos sensibles. La misma ley define como sensibles, por ejemplo, los datos de salud, afiliación sindical o convicciones religiosas. Esos no van a un chat.
- Contraseñas, claves y datos bancarios. Nunca, en ninguna herramienta.
- Información estratégica o confidencial. Contratos, márgenes, listas de precios internas o datos de un cliente bajo acuerdo de confidencialidad.
Dos cosas que podés revisar en la propia herramienta: en ChatGPT, los controles de datos permiten decidir si tus conversaciones se usan para mejorar los modelos, y los planes para empresas tienen condiciones propias de privacidad. Conviene que la empresa elija una cuenta y una configuración, en lugar de que cada persona use la suya.
No es un tema menor: una encuesta de la Udelar encontró que el 20% de las personas ocupadas en Uruguay usa IA generativa de forma frecuente y que la adopción está muy ligada a la iniciativa de cada trabajador. Es decir, probablemente ya se usa en tu empresa. Poner reglas claras es parte de usarla bien, y es uno de los primeros pasos que proponemos en inteligencia artificial en Uruguay: qué dice la estrategia nacional y por dónde empezar.
Del prompt al proceso
Las plantillas ayudan con tareas sueltas. Cuando una tarea se repite todos los días, como responder las mismas consultas o armar el mismo reporte, el paso siguiente es que deje de depender de copiar y pegar:
- Con la automatización de procesos, la tarea corre sola entre los sistemas que ya usás.
- Con agentes de IA para empresas, la IA además consulta tus sistemas y completa la tarea, con límites y supervisión.
Usar la IA con criterio, en dropia
En dropia hacemos consultoría en IA y automatización para pymes de Uruguay: desde ordenar cómo usa el equipo estas herramientas hasta conectar la IA con sus sistemas. Si querés ver dónde te puede ayudar, contanos cómo trabajan hoy.